ΙΣΧΥΕΙ ΑΠΟ 3 ΜΑΡΤΙΟΥ 2021
(ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ)
1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής
1.1 Η παρούσα πολιτική περιγράφει τους όρους εγκατάστασης και λειτουργίας του συστήματος βιντεοεπιτήρησης μέσω καμερών κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης (CCTV), της Δημοτικής Επιχείρησης Συγκοινωνιών Ρόδου» με έδρα την Πόλη της Ρόδου, Αγίου Ιωάννη 54, τκ 85100, στο εξής η «ΔΕΣ ΡΟΔΑ»). Ορίζει επίσης τα μέτρα ασφαλείας που λαμβάνονται για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των φυσικών προσώπων που βιντεοσκοπούνται από τις κάμερες κλειστού κυκλώματος της Εταιρείας.
1.2 Η εγκατάσταση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης στις εγκαταστάσεις της ΔΕΣ ΡΟΔΑ παρέχει δυνατότητα λήψης ή/και μετάδοσης εικόνας προς οθόνες προβολής ή/και μηχανήματα καταγραφής χωρίς ήχο, για τα δε οχήματα (λεωφορεία) μόνο σε μηχάνημα καταγραφής μόνο εικόνας χωρίς ήχο.
1.3 Σκοπός του συστήματος είναι η ασφάλεια και η προστασία του προσωπικού, των πελατών, επισκεπτών, των γραφειακών χώρων, των αγαθών, και των επιβατών των λεωφορείων- οχημάτων και λοιπών περιουσιακών στοιχείων και πληροφοριών της ΔΕΣ ΡΟΔΑ, μετά από εκτίμηση επιπτώσεων στα δικαιώματα των υποκειμένων.
Ο χώρος που καταγράφουν οι κάμερες εντός των λεωφορείων δεν καταγράφουν ήχο, δεν καταγράφουν πρόσωπα παρά μόνο τον χώρο που είναι εγκατεστημένη η ταμειακή μηχανή και τα χέρια του οδηγού του οχήματος.
2. Υποχρεώσεις Υπευθύνου Επεξεργασίας
2.1 Ως υπεύθυνος επεξεργασίας, η ΔΕΣ ΡΟΔΑ έχει όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από ΓΚΠΔ 2016/679, το Ν. 4624/2019 και τις Οδηγίες της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ – όπως η Οδηγία 1/2011 «Χρήση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης για την προστασία προσώπων και αγαθών»).
2.2 Ειδικότερα, τηρεί την υποχρέωση ικανοποίησης των δικαιωμάτων ενημέρωσης των υποκειμένων (ανάρτηση ειδικής ενημερωτικής πινακίδας με μνεία του νόμου, τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου, δημοσιοποίηση της παρούσας πολιτικής στην εταιρική ιστοσελίδα, κλπ.), πρόσβασης και αντίρρησης των υποκειμένων των δεδομένων, υποχρέωση τήρησης του απορρήτου και της ασφάλειας της επεξεργασίας.
2.3 Κάθε χρόνο, κατά τον πρώτο μήνα εκάστοτε έτους, η ΔΕΣ ΡΟΔΑ, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, διενεργεί περιοδικό έλεγχο όσον αφορά τη συμμόρφωση με τους κανόνες περί προστασίας δεδομένων καθώς και σχετική αξιολόγηση. Κατά τους περιοδικούς ελέγχους η ΔΕΣ ΡΟΔΑ επανεκτιμά ιδίως κατά πόσον: το σύστημα εξακολουθεί να εξυπηρετεί τον ορισθέντα σκοπό του, διατίθενται κατάλληλες εναλλακτικές λύσεις, και η παρούσα πολιτική εξακολουθεί να είναι σύμφωνη με τον κανονισμό περί Προστασίας των Προσωπικών Δεδομένων, την ευρωπαϊκή και ελληνική νομοθεσία.
3. Πολιτική Λειτουργίας Συστημάτων Βιντεοεπιτήρησης
3.1 Το Σύστημα βιντεοεπιτήρησης της ΔΕΣ ΡΟΔΑ έχει εγκατασταθεί, κατά την αρχή της αναλογικότητας, και μετά από εκτίμηση επιπτώσεων, για λόγους ασφάλειας εγκαταστάσεων, εργαζομένων, πελατών, προμηθευτών, επισκεπτών, οχημάτων και προστασίας προσώπων και αγαθών από αξιόποινες πράξεις. Σταθμίζοντας τα συμφέροντα που διακυβεύονται, η ΔΕΣ ΡΟΔΑ κατέληξε ότι το υφιστάμενο σύστημα βιντεοεπιτήρησης (CCTV) εξακολουθεί να είναι απολύτως απαραίτητο και το επιδιωκόμενο επίπεδο ασφάλειας και προστασίας προσώπων και αγαθών, στόχος που δεν μπορεί να επιτευχθεί με άλλα ηπιότερα μέσα.
3.2 Προκειμένου να ενισχυθεί η προστασία της ιδιωτικής ζωής, η ΔΕΣ ΡΟΔΑ έχει μεριμνήσει ώστε το σύστημα βιντεοεπιτήρησης να μην προβαίνει στη λήψη και ειδική επεξεργασία εικόνων που αποκαλύπτουν «ειδικές κατηγορίες δεδομένων» (δεν προβαίνει δηλαδή σε ειδική στόχευση, ευρετηρίαση, ανάλυση ειδικών χαρακτηριστικών, ενώ χρησιμοποιεί την επιλογή θόλωσης εικόνας στα σημεία που βλέπουν μέρος του δρόμου). Οι κάμερες βιντεοεπιτήρησης είναι κατά βάση σταθερές. Επίσης η ΔΕΣ ΡΟΔΑ μεριμνά για τον περιορισμό της διάρκειας αποθήκευσης του βιντεοσκοπημένου υλικού σύμφωνα με τις απαιτήσεις ασφαλείας και φροντίζει για την αυστηρή διαχείριση των δικαιωμάτων των χειριστών όσον αφορά την πρόσβαση στο σύστημα κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης («CCTV»).
4. Βιντεοεπιτηρούμενοι χώροι
4.1 Οι χώροι που βιντεοσκοπούνται περιλαμβάνουν κάμερες έχουν εγκατασταθεί περιμετρικά του κτιρίου και εστιάζουν στις εισόδους και εξόδους αυτού, καθώς και στις θέσεις στάθμευσης των οχημάτων.
4.2 Οι κάμερες τοποθετήθηκαν από ειδικό εγκαταστάτη σε κατάλληλα σημεία ώστε να διασφαλιστεί ότι η παρακολούθηση περιορίζεται στους απολύτως αναγκαίους χώρους σε σχέση με τους επιδιωκόμενους σκοπούς. Δεν έχουν τοποθετηθεί κάμερες που να στοχεύουν σε δημόσιους δρόμους και πεζοδρόμια, πέραν αυτών που αποκλειστικά εστιάζουν στις εισόδους/εξόδους του κτιρίου και ως εκ τούτου δεν λαμβάνεται εικόνα από εξωτερικό δημόσιο χώρο ή γειτονικά κτίρια.
4.3 Στα οχήματα – λεωφορεία οι κάμερες τοποθετήθηκαν από ειδικό εγκαταστάτη σε κατάλληλο σημεία ώστε να διασφαλιστεί ότι η παρακολούθηση περιορίζεται μόνο στον χώρο που βρίσκεται η ταμειακή μηχανή χωρίς να καταγράφονται ήχος ή πρόσωπα επιβατών ή οδηγού του οχήματος.
5. Δεδομένα Βιντεοεπιτήρησης
5.1 Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης της ΔΕΣ ΡΟΔΑ αποτελείται, κατά περίπτωση, από ειδικά καταγραφικά μηχανήματα και σταθερές φανερές κάμερες, που λειτουργούν είκοσι τέσσερις (24) ώρες το εικοσιτετράωρο, επτά (7) ημέρες την εβδομάδα. Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης καταγράφει την κίνηση χωρίς ήχο στον επιτηρούμενο χώρο σε συνδυασμό με την ημερομηνία και την ώρα. Η εικόνα από τις κάμερες που λειτουργούν την οιαδήποτε χρονική στιγμή, είναι διαθέσιμη σε πραγματικό χρόνο στο γραφείο ασφάλειας, ήτοι στο γραφείο όπου βρίσκεται ο υπολογιστής στον οποίο έχει πρόσβαση μόνο ο εκάστοτε ορισμένος νόμιμος εκπρόσωπος της ΔΕΣ ΡΟΔΑ. Η λειτουργία των καμερών αυτών σε εργάσιμες και μη εργάσιμες ώρες εξασφαλίζει αυξημένη προστασία των εργαζομένων, εγκαταστάσεων και εν γένει πόρων της ΔΕΣ ΡΟΔΑ (π.χ. πρόληψη και απόδειξη τέλεσης αξιόποινων πράξεων, όπως κλοπές, βιαιοπραγίες, βανδαλισμοί, έγκαιρη διαπίστωση κακόβουλων ενεργειών, περιορισμός πλημμύρας ή πυρκαγιάς προτού αυτή εξαπλωθεί), ιδίως κατά τη διάρκεια της νύκτας και των αργιών οπότε και οι κίνδυνοι είναι αυξημένοι.
5.2 Σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4624/2019, τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω του συστήματος βιντεοεπιτήρησης, δεν χρησιμοποιούνται από την ΔΕΣ ΡΟΔΑ/εργοδότη για την παρακολούθηση της εργασίας του προσωπικού, την αξιολόγηση της συμπεριφοράς και / ή της αποδοτικότητας των εργαζομένων.
6. Διάρκεια αποθήκευσης
6.1 Η διάρκεια αποθήκευσης του μαγνητοσκοπημένου υλικού σε ασφαλές μέρος περιορίζεται σε μέγιστο χρονικό διάστημα (7) ημερών. Το εν λόγω χρονικό διάστημα είναι το ελάχιστο χρονικό διάστημα αποθήκευσης βάσει των προδιαγραφών του Software του συστήματος βιντεοεπιτήρησης. Στη συνέχεια τα δεδομένα διαγράφονται αυτόματα πλην συνδρομής εξαιρέσεων (αξιόποινες πράξεις, παραβιάσεις ασφάλειας, αιτήματα διωκτικών, αστυνομικών και εισαγγελικών αρχών κλπ.)
6.2 Σε περίπτωση συμβάντος που συνδέεται με την ασφάλεια, το σχετικό μαγνητοσκοπημένο υλικό μπορεί να διατηρηθεί πέραν των (7) ημερών και σύμφωνα με όσα ορίζει η Οδηγία της Αρχής Προσωπικών Δεδομένων με σκοπό τη διερεύνηση του περιστατικού και την έναρξη νομικών διαδικασιών για την υπεράσπιση των εννόμων συμφερόντων της ΔΕΣ ΡΟΔΑ. Ειδικότερα, τα δεδομένα μπορούν να εξάγονται από το σύστημα και να τηρούνται σε χωριστό αρχείο μέχρι και 15 ημέρες αν υπάρχει σοβαρός λόγος προς τούτο (υπόνοια αξιόποινης πράξης) ή αν το συμβάν αφορά αξιόποινη πράξη και ασκηθούν διώξεις.
Η πρόσβαση στα δεδομένα της βιντεοεπιτήρησης περιορίζεται αυστηρά σε μικρό αριθμό εξουσιοδοτημένων και ειδικά εκπαιδευμένων χειριστών και πιο συγκεκριμένα, αυτή τη στιγμή παρέχεται μόνο στον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου.
6.3 Πέρα από τους κανόνες που εφαρμόζονται στις έρευνες, πρέπει επίσης να ειδοποιούνται χωριστά τα πρόσωπα που αναγνωρίζονται μέσω των εικόνων που μεταδίδει κάμερα (λ.χ. από το προσωπικό ασφαλείας στο πλαίσιο έρευνας ασφαλείας) με την προϋπόθεση ότι ισχύουν και μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες προϋποθέσεις: η ταυτότητά τους σημειώνεται σε οποιαδήποτε αρχεία/μητρώα, ο βιντεοσκοπημένο υλικό χρησιμοποιείται εις βάρος του προσώπου, διατηρείται πέρα από τη συνήθη περίοδο διατήρησης ή εξέρχεται από το Γραφείο Ασφαλείας, ή η ταυτότητα του προσώπου κοινολογείται σε οποιονδήποτε εκτός του Γραφείου του προέδρου του διοικητικού συμβουλίου. Η ειδοποίηση μπορεί να καθυστερήσει εφόσον αυτό απαιτείται για την πρόληψη, διερεύνηση, ανίχνευση και δίωξη αξιόποινων πράξεων.
7. Προστασία δεδομένων βιντεοεπιτήρησης προκειμένου να προστατευθεί η ασφάλεια του συστήματος βίντεο, περιλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, έχουν ληφθεί τα ακόλουθα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα:
7.1 Η ΔΕΣ ΡΟΔΑ τηρεί ενημερωμένο κατάλογο όλων των προσώπων που έχουν πρόσβαση στο σύστημα, στον οποίο περιγράφεται λεπτομερώς κάθε δικαίωμα πρόσβασης. Όλα τα δικαιώματα πρόσβασης ορίζονται από την ΔΕΣ ΡΟΔΑ και είναι ανάλογα με τους εξειδικευμένους ρόλους εργασίας, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι χειριστές του συστήματος (εσωτερικοί ή εξωτερικοί συνεργάτες) έχουν πρόσβαση μόνο στις σχετικές με τα καθήκοντά τους πληροφορίες. Επίσης, όλα τα μέλη του προσωπικού (εξωτερικού συνεργάτη λχ εταιρία security και εσωτερικού προσωπικού) υπογράφουν συμβάσεις εμπιστευτικότητας.
7.2 Οι χειριστές του συστήματος είναι ενήμεροι τόσο για το σκοπό της επεξεργασίας, όσο και για τις επιτρεπτές χρήσεις του συστήματος. Πέραν του μικρού αριθμού σαφώς καθορισμένων προσώπων που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος βιντεοεπιτήρησης λόγω του ρόλου τους (όπως προαναφέρθηκε, πρόσβαση έχει μόνο ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου), τα δεδομένα δεν κοινοποιούνται ή διαβιβάζονται σε τρίτους παρά μόνο κατόπιν συγκατάθεσης των ατόμων που απεικονίζονται στα σχετικά αρχεία. Το υλικό αυτό δεν διαβιβάζεται σε τρίτους, με εξαίρεση τις ακόλουθες περιπτώσεις: α) προς τις αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές και αστυνομικές αρχές όταν περιλαμβάνει στοιχεία απαραίτητα για τη διερεύνηση μιας αξιόποινης πράξης, η οποία αφορά πρόσωπα ή αγαθά του υπευθύνου επεξεργασίας, β) προς τις αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές και αστυνομικές αρχές όταν ζητούν δεδομένα, νομίμως, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, και γ) προς το θύμα ή τον δράστη μιας αξιόποινης πράξης, όταν πρόκειται για δεδομένα τα οποία ενδέχεται να αποτελούν αποδεικτικά στοιχεία της πράξης.
7.3 Κάθε παραβίαση προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται από το σύστημα βιντεοεπιτήρησης καταγράφεται στο Αρχείο Καταγραφής Περιστατικών και ενημερώνεται, άμεσα, η διοίκηση της ΔΕΣ ΡΟΔΑ.
8. Εξωτερικοί εκτελούντες επεξεργασία
8.1 Η τεχνική υποστήριξη του κυκλώματος (CCTV) υλοποιείται από τον εξωτερικό εγκαταστάτη www.secfor.gr ο οποίος έχει αναλάβει την παροχή υπηρεσιών συντήρησης του κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης ο οποίος δεν έχει οπτική επαφή με το monitor, ούτε πρόσβαση στο σκληρό δίσκο του συστήματος βιντεοεπιτήρησης. Η τεχνική υποστήριξη επεξεργασίας μέσω κυκλώματος βιντεοεπιτήρησης περιλαμβάνει τακτικές επισκέψεις του εγκαταστάτη και συντηρητή στους χώρους της Εταιρείας, καθώς και τον έλεγχο των εσωτερικών και εξωτερικών κυκλωμάτων του συστήματος. Περιλαμβάνει επίσης τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογισμικού ελέγχου και καταγραφής.
8.2 Οι φύλακες είναι μόνιμοι υπάλληλοι της εταιρίας, χρησιμοποιούνται από την ΔΕΣ ΡΟΔΑ για φύλαξη και ασφάλεια του κτιρίου μας (των γραφείων μας) και του χώρου στάθμευσης των λεωφορείων ιδιοκτησίας της εταιρίας με σκοπό την προστασία προσώπων και αγαθών, πυρασφάλεια και κατάσβεση κ.ά.) .
8.3 Κάθε εξωτερικός συνεργάτης / εκτελών υπηρεσίες συντήρησης, είναι ενήμερος για την παρούσα πολιτική και κατόπιν έγγραφης συμφωνίας με την ΔΕΣ ΡΟΔΑ, δεσμεύεται για τη διασφάλιση του απορρήτου και της ασφαλείας της επεξεργασίας των δεδομένων.
9. Δικαιώματα υποκειμένων
9.1 Ως υποκείμενο των δεδομένων, κάθε άτομο έχει δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα ενός συστήματος βιντεοεπιτήρησης που το αφορούν. Μπορεί ακόμα να ζητήσει αντίγραφο του υλικού βιντεοσκόπησης, υποβάλλοντας σχετικό έγγραφο αίτημα στην ΔΕΣ ΡΟΔΑ σύμφωνα με τα κατωτέρω υπό αναφερόμενα. Σημειώνεται ότι στην περίπτωση που από το σύστημα βιντεοεπιτήρησης έχει καταγραφεί αξιόποινη πράξη στην οποία κάποιος εμπλέκεται ως θύμα ή ως θύτης, μπορεί ο τελευταίος να ζητήσει να του παρασχεθεί το σχετικό βιντεοσκοπημένο τμήμα δεδομένων, υπό την επιφύλαξη ύπαρξης σχετικής απαγόρευσης από αρμόδια δικαστική αρχή.
9.2 Τα δικαιώματα των υποκειμένων εξετάζονται από την ΔΕΣ ΡΟΔΑ και ικανοποιούνται κατά τα προβλεπόμενα στην κείμενη νομοθεσία. Πιο συγκεκριμένα, οποιαδήποτε αίτηση πρόσβασης, διόρθωσης, κλειδώματος ή διαγραφής δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα λόγω χρήσης βιντεοκάμερας θα πρέπει να απευθύνεται στο πρωτόκολλο της επιχείρησης με έγγραφη αίτηση του αιτούντα ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση protokolo@desroda.gr υπόψη του προέδρου του διοικητικού συμβουλίου.
Ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου θα αποστέλλει στον αιτούντα αποδεικτικό παραλαβής (αριθμό πρωτοκόλλου της ΔΕΣ ΡΟΔΑ για την παραλαβή της αίτησης) εντός δύο ημερών από τη λήψη της αίτησης. Εφόσον είναι δυνατόν, ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου θα ανταποκρίνεται ουσιαστικά σε κάθε αίτηση εντός πέντε ημερών. Εφόσον αυτό δεν είναι δυνατόν, ο αιτών ενημερώνεται για τα επόμενα βήματα καθώς και για το λόγο της καθυστέρησης εντός του προαναφερθέντος χρονικού διαστήματος. Σε κάθε περίπτωση, η αίτηση πρέπει ή να γίνεται δεκτή ή στην περίπτωση απόρριψής της, να παρέχεται τελική αιτιολογημένη απάντηση εντός επτά ημερών.
9.3 Στην περίπτωση που τα υποκείμενα δεν ικανοποιηθούν έχουν το δικαίωμα να απευθυνθούν στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ) (βλ. http://www.dpa.gr).
10. Τελικοί όροι
10.1 Για λόγους διαφάνειας, η παρούσα πολιτική (καθώς και κάθε τροποποίηση αυτής) είναι αναρτημένη και άμεσα διαθέσιμη προς όλους στην ιστοσελίδα της Εταιρείας www.desroda.gr στην ιστοσελίδα www.diavgeia.gov.gr όπου γίνεται ανάρτηση όλων των αποφάσεων της δημόσιας διοίκησης, φορέων της Γενικής Κυβέρνησης καθ’ ότι λαμβάνει απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του φορέα και σε έντυπη μορφή στο χώρο της υποδοχής για την ενημέρωση των εργαζομένων και των επισκεπτών.
Επίσης, σε κάθε είσοδο των κτιρίων και των λεωφορείων της Εταιρείας αναρτάται λεπτομερής ειδοποίηση σε εμφανές σημείο ότι, χρησιμοποιούνται συστήματα βίντεο, ώστε να συνειδητοποιεί το κοινό ότι εφαρμόζεται παρακολούθηση και να ενημερώνεται σχετικά με την απόκτηση περαιτέρω πληροφοριών.
Η επιτόπια ειδοποίηση που χρησιμοποιεί η Εταιρεία περιλαμβάνεται στο Παράρτημα.
10.2 Η ΔΕΣ ΡΟΔΑ προτίθεται να αναθεωρεί περιοδικά την παρούσα, ώστε να αντανακλά τις αλλαγές στις πολιτικές και πρακτικές της και να είναι εναρμονισμένες με την κείμενη νομοθεσία.
Για την ΔΕΣ ΡΟΔΑ
ΤΣΙΚΚΗΣ Ν. Δημήτριος
Πρόεδρος Διοικητικού Συμβουλίου